El Data Management o gestión empresarial basada en la utilización de datos para tomar decisiones y plantear estrategias es una tendencia al alza.
Los datos son necesarios y contribuyen al éxito de las organizaciones. Sin embargo, no todos los datos son relevantes y la creciente cantidad de ellos a los que un CEO o mánager puede tener acceso puede dificultarle, más que agilizar la toma de decisiones.
¿Cuál es la solución? Implementar una estrategia adecuada de gestión de datos que garanticen su fiabilidad, pero también su relevancia, ayudando a tomar decisiones ágiles y eficientes. Esto se puede conseguir con la aplicación de un software específico, que es cada vez más habitual (DMS o sistema de gestión documental). Pero lo principal es contar con una estrategia clara y con una buena formación en todos los niveles de la empresa para que todo el mundo sea capaz de reconocer qué es relevante y qué accesorio.
Si esto se consigue, el Data Management puede ser muy beneficioso para las compañías. A continuación, os ofrezco una pequeña guía de aspectos a tener en cuenta en la gestión de datos.
Los datos son uno de los activos más importantes de una compañía
Cada vez más, los datos –la información sobre consumidores, clientes, partners,…− de una compañía es uno de sus activos más importantes. Incluso el más importante. De hecho, muchas empresas han convertido la venta de datos a los que por su negocio tienen acceso en una fuente adicional de ingresos. Por supuesto, cumpliendo siempre con la LOPD J
Una buena gestión de datos implica, por un lado, saber qué datos son los más valiosos y cómo pueden ser rentabilizados interna, pero también externamente; y, por otro lado, saber bien qué tiempo y recursos hay que dedicar a recopilar datos e inteligencia empresarial, y cómo mantenerlos seguro de brechas de seguridad.
La seguridad y el control de los datos, cada vez más importante
En línea con lo anterior, conviene decir que precisamente por su importancia, conviene tener los datos (todos, pero especialmente los relevantes) a buen recaudo. Hay que contar con una política de seguridad adecuada. En unos años, las empresas aseguradoras valorarán el riesgo de una empresa a sufrir brechas de seguridad y esa valoración formará parte de los informes emitidos por esas aseguradoras siendo relevante no solo a la hora de pagar una prima más o menos alta, sino incluso de obtener financiación en los mercados o de inversores externos.
El Data Management ofrece varios beneficios a las empresas
- Una correcta gestión de datos facilita mostrar a empleados, clientes e inversores el cuore de la compañía: a qué se dedica, por qué, cuáles son sus beneficios y en qué situación se encuentra.
- Además, permite validar con facilidad si los objetivos de los diferentes departamentos se están cumpliendo y en caso negativo en qué lugar del proceso se encuentra el problema.
- Hace más ágil la gestión y más flexible la dirección, que se vuelve más objetiva y menos basada en una analítica subjetiva.
- La evaluación de los logros del personal es también más sencilla y basada en parámetros claros, impidiendo así que se cometan situaciones que puedan ser interpretadas como injustas por los trabajadores y permitiendo a los mánagers evaluar con certeza el desempeño de cada miembro del equipo.
- Por último, una buena gestión de los datos evitará duplicidades, tiempo perdido en el acceso a los mismos y la toma más rápida y fiable de decisiones, es decir, ayudará a aumentar la rentabilidad.
Datos, sí: pero solo los importantes
Como decíamos al principio, una buena gestión de los datos se fundamenta en una buena estrategia. Para ello es necesario establecer qué datos se van a utilizar de manera recurrente y cuáles son prescindibles. También dónde se ubicará esa información, quién tendrá acceso (estableciendo una estructura de privilegios acorde con las responsabilidades de cada empleado), qué software de gestión se va a emplear y qué rentabilidad nos aportará dicho software y, por último, pero no menos importante, qué métricas vamos a emplear para medir primero en qué lugar se encuentra nuestra compañía y segundo el desempeño de los diferentes equipos o empleados.
El resto de datos, los de menor importancia, deben ser protegidos y almacenados, pero no deben aparecer en los informes que habitualmente manejemos para no entorpecer, dificultar o incluso en ocasiones hacer imposible la toma de decisiones, precisamente por la sobreabundancia de datos.
